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如何提升工作效率?别再写电子邮件了!

发布时间:2018-04-06 18:38:23 来源:美丽生活网

你的「拖延」是在浪费大家的时间 来到日本后,有件事情让我非常惊讶,那就是日本人非常喜欢「拖」。他们经常把「回去再弄」或「之后再说」挂在嘴边

你的「拖延」是在浪费大家的时间

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来到日本后,有件事情让我非常惊讶,那就是日本人非常喜欢「拖」。他们经常把「回去再弄」或「之后再说」挂在嘴边,拖延一次可以处理好的事情。

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还记得有一次,我到区公所缴交资料,因漏填了一个栏位,被柜台人员要求之后补交。

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我当下立刻拿出电脑,开启之前的存档,将资料补填好后上传云端,然后用云端列印服务将文件列印出来,盖好印章,在便利商店买了一把钉书机,把资料钉好,前后不到十五分钟,又回到了区公所。

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柜台人员看到我时吓了一跳。

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「您怎么那么快?大多人都会把资料带回去,过几天再来补交。」

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听到他这么说,这次换我惊讶了。

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「过几天?资料可以当场修改不是吗?再跑一趟很麻烦耶。」

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柜台人员告诉我,这是他第一次碰到这种情况。

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虽说这只是我的个人经验,但我认为,就是因为这样「爱拖」的个性,不把事情一次完成,工作才会永远做不完。

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如果上一件事还没处理完,自然没办法专心做下一件事,浪费时间之余,还会降低效率。

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也许你会觉得上述只是生活琐事,但其实,这样的「浪费」在365体育投注微博_365手机体育投注_365体育投注滚球注册上处处可见。

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在这科技万能的社会,大部分事情都可以随时随地完成。一点小事也要「带回去处理」,只是在浪费自己的时间。

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切记,办公室并不在公司,你人在哪里,办公室就在哪里!请务必时时提醒自己当下把事情做完,只要有心,整个城市都是你完成任务的工具。

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那么,具体而言,要怎么一次把事情做完呢?让我们继续看下去。

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不用电子邮件,可节省九成时间?

切勿用电子邮件「乔时间」

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在规划行程时,很多人都会用电子邮件询问大家方便的时间,但他们不知道的是,这么做只是在为自己找麻烦。

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假设你发邮件询问大家某个日期有没有空,只要成员中有一个人无法配合,你就必须再发一封询问另一个日程。繁复的联络程序让召集人苦不堪言,更别提不是每个成员都会立刻回信。

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还记得有次我跟某家公司讨论开会日期,对方跟我说:「我希望其他部门的人也能一起开会,我安排好时间后再联络你。」结果这一安排,就花了两天。

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只是安排日程,有必要花到整整两天吗?

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工作最忌讳浪费时间在没有成效的事情上。

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只要使用云端功能安排行程,即可避免这些情形。

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最近不少公司都推出行程管理系统,但员工顶多只能在上面预约会议室,实在可惜。在此推荐大家使用功能更丰富的「Google日历」(Google Calendar)。

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比方说,你可以跟指定对象共同编辑行事历,请他输入会议等预定行程。这么一来,你的行事历中就会自动出现会议行程,点开还可以浏览议题内容等详细资讯,甚至可下载当天的会议资料。在种种事先准备之下,开会当天就可省去不必要的开场白,直接进入主题,提升讨论品质。

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下属有事找你时,也不用一来一往地「乔时间」了。他可以在「Google日历」中查询你的行程,直接在云端上预约你的时间。如果你临时有事,只要修改行事历,对方就能查询到。有了云端日历,就不用一天到晚检查电子信箱了。不过,平常还是要对下属做心理建设:「我如果临时更改行程,不是故意放你们鸽子喔,是真的忙不过来。」

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很多时候只差上司点头就可以开始执行了,却因为不清楚主管的行程、不断扑空,导致企划迟迟未能开始。因此,我特别推荐主管人员使用这个方法管理行程,在云端上与下属共享行事历,下属想要找上司,只要配合行事历上的空档即可。

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如果下属一天到晚烦主管「您什么时候有空?」、「今天可以去找您吗?」,其实也是变相在剥夺主管的时间,使用云端日历可节省彼此的时间,提升整体的工作速度。

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我个人则是将行事历上的「空档」设为公开,同时与多位客户共享行事历,管理行程既方便又快速。

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「Google日历」可设定共享范围,若有需要,也可以与特定使用者共享私人行程。

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公私行事历分开管理其实挺麻烦的,有时改了东就忘了西。「Google日历」可在同一个行事历上管理公私行程,只要将共享对象分为几个群组,就不用担心发生遗漏的问题。

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有些夫妻会在云端上共用行事历,每天晚上更新彼此的行程,藉此确定对方哪几天回家吃晚餐。这个方式比传讯沟通更有效率,老婆只要查查行事历,就能知道老公哪天要加班,当天就不用特别煮了。

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善用行事历可省去传讯息一来一往的麻烦,让沟通更顺利。「乔时间」是标准浪费时间的行为,想要分秒必争,可先从这方面下手。

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直接见面,事半功倍

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用电子邮件较难把事情说明清楚,有时反而会拖到工作进度。

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相信各位一定有这样的经验,来来回回传了几封邮件后,还是在鸡同鸭讲,搞不懂对方的用意。遇到这种情形,建议你可以改用电话沟通,又或是约对方当面谈。

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再方便的沟通工具,都没有「当面谈」来得有效率。与其打字打得要死要活,倒不如一句「我们当面谈」,开启Google hangout视讯功能直接讨论。直接看到表情更能了解对方的想法,其沟通效果是文字、声音所比不上的。

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当面谈还有一个好处,那就是可以当场解决问题不拖延。富士达(Fujitec)的友冈贤二就让电梯修理人员直接跟工程师视讯沟通,藉此提升作业效率。

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很多人以为像Google这种资讯科技公司,肯定是利用电子邮件沟通工作。说了你可能会吓一跳,Google员工其实常常举行小型会议。

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Google公司里到处都设有谈话区,公共区域自是不必说,许多地方都设有桌椅、咖啡厅,供员工沟通交流。

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Google开会的方式非常有效率。

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他们发现问题后,会先评估需要哪些人来解决这个问题,随后立刻召集四、五个必要人员来到现场,尽快开完会议。

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很多人都以为「临时召集」大家一定没空,事实上却是恰恰相反。大多企业都习惯寄电子邮件跟参加者一一确认开会日程,既费时又费力。

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开会的目的并非「集合」,而是「决议」,因此,只需召集几名关键人员就够了。

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制度是死的,人是活的,即便是定期会议,也无须强迫全员到齐。建议大家可因应需求变通,像是根据开会内容安排参加人员;重要成员因出差而无法到场时,可将会议延期;如果当天感觉讨论不出什么结果,也可直接取消会议。

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〈本文选自全书 李幸臻 整理〉

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作者:

彼优特?菲利克斯?吉瓦奇Piotr Feliks Grzywacz

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出生于波兰,曾旅居德国、荷兰、美国等地,2000年迁居日本。

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2002年出任贝利兹公司国际商务部门亚太地区主管,2006年转任摩根史坦利培训发展襄理,2011年进入Google负责人才发展业务,2014年转攻全球化学习策略,活跃于人才培育、组织开发、领导能力开发等领域。

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目前担任「Pronoia」 和「Motify」两家公司负责人,其中「Pronoia」为经营顾问公司,为海内外各大企业提供商务策略、创新开发谘询,以及干部训练、组织开发等服务;「Motify」则为全球性的人事管理系统公司,专门开发全新的工作模式,并提供谘询建议。

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他在日本定居十多年,以西方人的眼光对日本企业文化进行精辟的观察与分析,他对合气道和禅宗也有深入的了解。

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本书出版后立即成为话题畅销书,为太爱拖、太爱分析探讨、太爱开会以致个人产值远不及Google员工的日本上班族带来振聋发聩的全新思考。

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书名:? Google神速工作术:全世界最聪明的Google菁英,如何创造10倍的工作成果?

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出版:平安文化

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